Zadatek a zaliczka: różnice i kiedy pieniądze wracają

Zaliczka wraca do Ciebie, jeśli umowa nie zostanie wykonana. Zadatek działa jak zabezpieczenie: gdy umowy nie wykona ten, kto go dał, druga strona go zatrzymuje, a gdy nie wykona jej ten, kto go przyjął, musi oddać dwa razy tyle (art. 394 § 1 Kodeksu cywilnego). Jeśli umowę rozwiążecie za zgodą albo nikt nie ponosi winy, zadatek wraca w tej samej kwocie (art. 394 § 3 KC). O tym, czy wpłata była zadatkiem, decyduje umowa, dlatego najpierw sprawdź, co w niej zapisano.

Stan prawny na 3.11.2026 · Redakcja LegalHelp

Zadatek a zaliczka: różnice w jednej tabeli

Sytuacja	Zadatek	Zaliczka
Umowa została wykonana	Zaliczasz go na poczet ceny (art. 394 § 2 KC)	Zaliczasz ją na poczet ceny
Umowy nie wykonał ten, kto wpłacił	Druga strona może odstąpić od umowy i zatrzymać zadatek	Zaliczka wraca, ale druga strona może żądać odszkodowania za szkodę, którą wykaże (art. 471 KC)
Umowy nie wykonał ten, kto przyjął pieniądze	Możesz odstąpić od umowy i żądać dwukrotności zadatku	Możesz odstąpić od umowy, żądać zwrotu zaliczki i odszkodowania (art. 494 § 1 KC)
Umowę rozwiązano za zgodą albo nikt nie zawinił	Wraca w tej samej kwocie (art. 394 § 3 KC)	Wraca w tej samej kwocie
Czy przed odstąpieniem trzeba dać dodatkowy termin	Nie (art. 394 § 1 KC)	Zwykle tak (art. 491 § 1 KC), z wyjątkami z art. 492 i 492¹ KC

Zaliczki nie definiuje żaden przepis. To po prostu część ceny zapłacona z góry. Gdy umowa upada, wraca na zasadach o odstąpieniu od umowy (art. 494 KC) albo o świadczeniu nienależnym (art. 410 § 2 KC).

Jak sprawdzić, czy wpłaciłeś zadatek, czy zaliczkę

1. Przeczytaj umowę. Jeśli jest w niej słowo zadatek albo zapis, że w razie niewykonania umowy wpłata przepada lub wraca podwójnie, to jest zadatek.
2. Sprawdź, kiedy zapłaciłeś. Art. 394 KC mówi o zadatku danym przy zawarciu umowy, więc wpłatę zrobioną później, bez odrębnego ustalenia, trudno uznać za zadatek.
3. Sprawdź potwierdzenie wpłaty. Tytuł przelewu albo pokwitowanie zaliczka lub zadatek to ważny dowód, choć sam w sobie nie zmienia tego, co ustaliliście w umowie.
4. Przy umowie ustnej zbierz dowody: SMS-y, e-maile, wiadomości z komunikatorów i świadków rozmowy.

Gdy z umowy nie da się wyczytać, że wpłata ma skutki zadatku, licz się z tym, że w sporze zostanie potraktowana jak zaliczka.

Co podlega zwrotowi: zaliczka czy zadatek?

Zaliczka podlega zwrotowi zawsze, gdy umowa nie dojdzie do skutku. Ten, kto ją przyjął, nie może jej zatrzymać jako kary za rezygnację. Może za to dochodzić odszkodowania, jeśli poniósł szkodę i ją udowodni.

Zadatek nie wraca tylko w jednym przypadku: gdy to Ty, jako wpłacający, nie wykonałeś umowy, a druga strona od niej odstąpiła. W pozostałych sytuacjach wraca w tej samej kwocie albo, gdy zawinił przyjmujący, w podwójnej.

Wykonawca wziął zaliczkę i nic nie zrobił: jak odzyskać pieniądze

Tak wygląda najczęstsza sprawa: umowa na meble, remont albo okna, zapłacona zaliczka, a wykonawca nie zaczyna pracy i przestaje odbierać telefon. Po kolei:

1. Wyślij wezwanie do wykonania umowy z dodatkowym terminem, np. 14 dni, i zapowiedzią, że po jego upływie odstąpisz od umowy (art. 491 § 1 KC). Przy zadatku ten krok możesz pominąć.
2. Jeśli wykonawca zaczął tak późno, że nie zdąży na umówiony termin, przy umowie o dzieło możesz odstąpić od umowy od razu, jeszcze przed tym terminem (art. 635 KC). Gdy sam oświadczy, że pracy nie wykona, też nie musisz czekać (art. 492¹ KC).
3. Złóż oświadczenie o odstąpieniu od umowy. Gdy umowa była pisemna albo zawarta e-mailem, wystarczy forma dokumentowa, czyli np. e-mail lub SMS (art. 77 § 2 KC). Zachowaj dowód wysłania.
4. Wezwij do zwrotu zaliczki albo do zapłaty dwukrotności zadatku i podaj termin oraz numer konta.
5. Po bezskutecznym terminie złóż pozew o zapłatę do sądu rejonowego. Od dnia po terminie z wezwania należą Ci się odsetki ustawowe za opóźnienie (art. 455 i 481 § 1 KC).

Nie zwlekaj z wezwaniem. Roszczenia z umowy o dzieło przedawniają się po 2 latach od dnia, w którym dzieło miało być oddane (art. 646 KC).

Jeśli wykonawca od początku nie zamierzał wykonać pracy, a zaliczkę wziął tylko po to, żeby ją zatrzymać, może to być oszustwo (art. 286 § 1 Kodeksu karnego). Zawiadomienie na policję nie zastępuje jednak pozwu o zwrot pieniędzy.

Ile kosztuje pozew o zwrot zaliczki lub zadatku

Do 20 000 zł sprawa toczy się w postępowaniu uproszczonym (art. 505¹ § 1 Kodeksu postępowania cywilnego). Opłata sądowa jest stała i zależy od kwoty, której żądasz (art. 13 ust. 1 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych):

Kwota roszczenia	Opłata od pozwu
do 500 zł	30 zł
500-1500 zł	100 zł
1500-4000 zł	200 zł
4000-7500 zł	400 zł
7500-10 000 zł	500 zł
10 000-15 000 zł	750 zł
15 000-20 000 zł	1000 zł

Powyżej 20 000 zł opłata wynosi 5% kwoty roszczenia (art. 13 ust. 2 tej ustawy). Przykład: wykonawca nie oddaje zaliczki 6000 zł, więc pozew kosztuje 400 zł. Gdy wygrasz, sąd zwykle zasądza zwrot tej opłaty od przegranego.

Zadatek przy umowie przedwstępnej kupna mieszkania

Przepisy nie określają, ile ma wynosić zadatek. Kwotę ustalają strony. Gdy sprzedający uchyla się od podpisania umowy końcowej, a wpłaciłeś zadatek, możesz odstąpić od umowy i żądać jego dwukrotności (art. 394 § 1 KC).

Jeśli umowa przedwstępna została zawarta u notariusza, możesz zamiast tego żądać w sądzie zawarcia umowy sprzedaży (art. 390 § 2 KC). Na oba roszczenia masz tylko rok od dnia, w którym umowa końcowa miała zostać zawarta (art. 390 § 3 KC). Wzór takiej umowy znajdziesz w umowie przedwstępnej sprzedaży.

Kiedy porozmawiać z prawnikiem

• Druga strona twierdzi, że wpłata była zadatkiem i przepadła, a umowa nic o tym nie mówi.
• Chodzi o umowę przedwstępną kupna mieszkania lub działki, a od terminu umowy końcowej mija prawie rok.
• Wykonawca zniknął, firma nie odbiera korespondencji albo podejrzewasz, że zaliczkę wziął bez zamiaru wykonania pracy.
• Kwota przekracza 20 000 zł albo druga strona żąda od Ciebie odszkodowania.

Opisz sprawę bezpłatnie w formularzu. Prawnik oddzwoni i oceni Twoją sytuację.

Więcej o odzyskiwaniu pieniędzy od wykonawcy: co zrobić, gdy wykonawca nie wywiązał się z umowy i zatrzymał zaliczkę oraz odstąpienie od umowy i zwrot zaliczki ze wzorem pisma.

Pytania

Czy zadatek musi być zapisany na piśmie?

Art. 394 KC nie wymaga formy pisemnej. Bez pisemnej umowy trudniej jednak udowodnić, że wpłata była zadatkiem, a nie zaliczką.

Czy można dać zadatek po podpisaniu umowy?

Przepis mówi o zadatku danym przy zawarciu umowy. Gdy pieniądze wpłacasz później, zapisz w aneksie, że mają być zadatkiem, inaczej będą traktowane jak zaliczka.

Podstawa prawna

• Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. 2026 poz. 795): art. 77, 390, 394, 410, 455, 471, 481, 491, 492, 492¹, 494, 635, 646
• Kodeks postępowania cywilnego (t.j. Dz.U. 2026 poz. 468): art. 505¹
• Ustawa o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (t.j. Dz.U. 2025 poz. 1228): art. 13
• Kodeks karny (t.j. Dz.U. 2026 poz. 1342): art. 286

Odpowiedź w Twojej sprawie może zmienić treść umowy, to, kto przerwał jej wykonanie, i dowody wpłaty. Widzisz błąd? Zgłoś go.

Więcej: Prawo cywilne · Pomoc w sprawach cywilnych