Audyt zgodności prawnej – co obejmuje i kiedy warto go przeprowadzić

Zmiany w regulacjach prawnych nakładają na przedsiębiorstwa szereg nowych obowiązków. Brak wiedzy w zakresie aktualnie obowiązujących przepisów nie zwalnia podmiotów gospodarczych z odpowiedzialności prawnej i finansowej. Kompleksowe doradztwo compliance rozpoczyna się od przeprowadzenia audytu zgodności prawnej. Proces ten umożliwia identyfikację oraz klasyfikację ryzyk regulacyjnych przed wystąpieniem negatywnych skutków prawnych lub wizerunkowych, stanowiąc standardowy element zarządzania ryzykiem w organizacji.

Co obejmuje audyt zgodności prawnej?

Audyt zgodności (legal compliance) polega na weryfikacji działalności przedsiębiorstwa pod kątem jej zgodności z obowiązującymi przepisami prawa krajowego i międzynarodowego. Badanie to nie ogranicza się do wybiórczej kontroli kontraktów, lecz stanowi systemową analizę procesów zachodzących wewnątrz struktury organizacyjnej.

Do obszarów poddawanych weryfikacji należą:

• Prawo korporacyjne i ład organizacyjny: ocena struktury spółki, prawidłowości podejmowanych uchwał organów statutowych, zapisów w umowie spółki oraz zgodności danych w Krajowym Rejestrze Sądowym.
• Prawo pracy i HR: audyt regulaminów wewnętrznych, prawidłowości konstrukcji umów o pracę oraz kontraktów cywilnoprawnych (w tym B2B), procedur BHP, a także mechanizmów przeciwdziałania mobbingowi i dyskryminacji.
• Ochrona danych osobowych (RODO): analiza polityki prywatności, rejestrów czynności przetwarzania, umów powierzenia danych oraz procedur bezpieczeństwa systemów informatycznych.
• Prawo podatkowe: identyfikacja obszarów ryzyka podatkowego, prawidłowości raportowania schematów podatkowych (MDR), struktur JPK oraz transakcji między podmiotami powiązanymi.
• Procedury antykorupcyjne i whistleblowing: weryfikacja systemów zgłaszania nieprawidłowości przez sygnalistów oraz procedur przeciwdziałania praniu pieniędzy (AML).
• Regulacje branżowe: dostosowanie procedur do norm specyficznych dla danego sektora rynku, takich jak prawo energetyczne, farmaceutyczne, finansowe lub ochrony środowiska.

Kiedy warto zdecydować się na audyt – pięć sytuacji, które powinny dać do myślenia.

Istnieją określone uwarunkowania biznesowe oraz formalne, w których przeprowadzenie audytu zgodności jest uzasadnione celami zarządczymi i minimalizacją ryzyka operacyjnego.

1. Skalowanie działalności i rozwój struktury: wraz ze wzrostem zatrudnienia oraz przychodów przedsiębiorstwa, dotychczasowe procedury mogą okazać się niewystarczające. Zwiększenie skali operacyjnej wiąże się z objęciem firmy nowymi kategoriami obowiązków prawnych.
2. Nowelizacje kluczowych aktów prawnych: wprowadzenie nowych regulacji ustawowych lub dyrektyw unijnych (np. dotyczących transparentności wynagrodzeń czy ochrony sygnalistów) wymaga dostosowania wewnętrznych procedur organizacji do nowych standardów.
3. Przygotowanie do transakcji kapitałowych (M&A): przed fuzją, przejęciem lub pozyskaniem inwestora zewnętrznego, audyt zgodności stanowi integralną część badania due diligence, wpływając na ostateczną wycenę oraz bezpieczeństwo transakcji.
4. Zgłoszenia o wewnętrznych nieprawidłowościach: uzyskanie informacji o potencjalnych nadużyciach finansowych, konfliktach interesów lub naruszeniach procedur pracowniczych wymaga formalnej weryfikacji w celu eliminacji nieprawidłowości.
5. Ekspansja na rynki zagraniczne: podjęcie działalności w nowej jurysdykcji wymaga analizy lokalnych przepisów prawnych, które mogą istotnie różnić się od regulacji obowiązujących na rynku macierzystym.

Jak wygląda audyt w praktyce – od analizy do wdrożenia?

Proces audytowy realizowany jest etapowo, co pozwala na minimalizację wpływu badania na bieżącą działalność operacyjną przedsiębiorstwa.

Etap 1: Analiza dokumentacji formalnej. Badaniu podlegają akty wewnętrzne, umowy, regulaminy, procedury oraz dotychczasowa korespondencja z organami administracji publicznej i nadzorczej.

Etap 2: Weryfikacja praktyk wykonawczych. Przeprowadzane są wywiady z kadrą zarządzającą oraz pracownikami odpowiedzialnymi za poszczególne procesy, celem ustalenia stopnia stosowania procedur w codziennej działalności.

Etap 3: Sporządzenie raportu i identyfikacja ryzyk. Efektem prac jest dokument zawierający klasyfikację zidentyfikowanych obszarów ryzyka oraz wskazanie uchybień wymagających działań naprawczych.

Etap 4: Wdrożenie zaleceń. Na podstawie rekomendacji następuje modyfikacja wewnętrznych procedur, aktualizacja dokumentacji oraz przeprowadzenie szkoleń dla personelu.

Co firma zyskuje po audycie? 

Przeprowadzenie audytu zgodności prawnej pozwala na zastąpienie reaktywnego zarządzania kryzysowego ustrukturyzowanymi działaniami prewencyjnymi. Wdrożenie wniosków z audytu przynosi organizacji określone skutki zarządcze.

Przedsiębiorstwo zyskuje udokumentowaną wiedzę o stanie prawnym organizacji, co minimalizuje ryzyko nałożenia kar finansowych przez organy nadzorcze. Dostosowanie procedur do obowiązujących norm podnosi wiarygodność firmy w relacjach z kontrahentami, instytucjami finansowymi oraz inwestorami. Ponadto, optymalizacja procesów wewnętrznych ogranicza koszty związane z koniecznością usuwania skutków ewentualnych naruszeń prawa.

Kancelaria KPCM realizuje audyty zgodności prawnej oraz oferuje doradztwo compliance, wspierając przedsiębiorstwa w procesie identyfikacji ryzyk regulacyjnych oraz dostosowania struktur organizacyjnych do aktualnych wymagań prawnych.